Qualche giorno fa un collaboratore mi ha parlato della Matrice di Covey. Interessante per chi vorrebbe organizzare meglio il proprio tempo e per chi è convinto di farlo già bene.
Spesso i creativi si perdono tra le lancette dell'orologio saltellando da una cosa all'altra e trovandosi, a fine giornata, a dover rimanere in agenzia “perché oggi tra telefonate, mail e cambi di programma, non sono riuscito a fare quello che dovevo!”. Lo so, lo so... La telefonata dell'ultimo istante che avvisa dell'acquisto di uno spazio pubblicitario last minute con “scadenza tra due ore!” oppure le continue virgole spostate anche dopo l'approvazione dei definitivi e l'invio appena fatto allo stampatore, sono cose che esulano dalla nostra volontà di andare a cena ad orario dignitoso!
Per questa ragione, queste cose dovrebbero leggerle anche i nostri clienti, giusto per capire che non è strategico “costringere” un'agenzia a lavorare sempre in urgenza poiché la qualità del lavoro viene penalizzata e aumenta notevolmente il rischio di commettere degli errori grossolani di cui poi nessuno vuole assumersi responsabilità.
Quindi ecco a voi, la matrice di Covey, di cui riassumo la spiegazione:
Classificazione attività:
URGENTE
E' un valore oggettivo in quanto richiede attenzione e azione a brevissima scadenza. E' l'irrimandabile!
IMPORTANTE
E' un valore molto soggettivo poiché riguarda i valori, i principi, gli obiettivi e i risultati che ci prefissiamo.
Combinando questi due parametri si ottengono i 4 quadranti che costituiscono “La matrice di Covey”: Importante + Urgente /// Importante + Non Urgente /// Non Importante + Urgente /// Non Importante + Non Urgente
A questo punto si devono distribuire le attività seguendo questi criteri, per cui diventa abbastanza semplice identificare ciò che si deve fare per primo e per ultimo. Il problema nasce nell'identificare le altre due posizioni poiché la tendenza è sempre quella di dare priorità all'urgenza ma... se un'urgenza non è importante andrebbe lasciata indietro in favore di qualcosa di più importante... Eh, lo so, qui ci si perde un pochino! Spesso, infatti, si verifica che le attività “urgenti e non importanti” sottraggono tempo alla tua giornata mentre le attività “importanti e non urgenti” stanno diventando urgenti!
E così si corre tutto il giorno rischiando di non cavare un ragno dal buco.
Qual è quindi la sequenza corretta da seguire?
1) Importante e Urgente - STRESS
Cercando di far tendere le attività di questo quadrante allo zero per non lavorare perennemente in urgenza.
2) Importante ma non Urgente - QUALITA’
E' l'area più importante, quella in cui dovremmo sempre lavorare!
3) Non Importante ma Urgente - INGANNO
Spesso chi opera qui viene ingannato dalle circostanze e pensa di trovarsi con l'acqua alla gola, così sbaglia le priorità e spreca tempo prezioso destinabile ad altre cose... più importanti!
4) Non Importante e non Urgente - DISTRAZIONE
Attività che andrebbero completamente ignorate cui spesso si dedica attenzione, magari perché inconsciamente non si vuole affrontare certi problemi.
Buona analisi del vostro tempo!!
